Sistem Penggajian dan Pengupahan

Sistem penggajian dan pengupahan merupakan salah satu sitem akuntansi yang ada dalam perusahaan dan dapat mendukung pencapaian tujuan dari perusahaan. Adanya sistem ini membuat perusahaan lebih mudah dalam mengelola hal- hal yang berkaitan dengan gaji dan upah. Berikut merupakan hal – hal yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan yang terdiri informais yang dibutuhkan manajemen, fungsi – fungsi terkait, jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan, informasi yang diperlukan oleh manajemen, dokumen yang digunakan dan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem tersebut.

a.    Informasi yang dibutuhkan manajemen

Berikut beberapa informasi yang dibutuhkan manajemen dalam sistem penggajian dan pengupahan :

1)   Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu

2)   Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selam periode akuntansi tertentu

3)   Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selam periode akuntansi tertentu

4)   Rincian unsur biaya gaji dna upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.

b.   Fungsi Terkait

Fungsi – fungsi yang terkai dengan sistem penggajian dan pengupahan adalah :

1)   Fungsi kepegawaian

Fungsi kepegawaian ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tariff gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. Biasanya fungsi kepegawaian ini berada di bawah departemen personalia dan umum

2)   Fungsi Pencatat Waktu

Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyeleggarakan catatan waktu hadir untuk semua karyawan perusahaan. Fungsi pencatat waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau fungsi pembuat daftar gaji dan upah agar tidak terjadi manipulai waktu hadir karena dapat mempengaruhi penghitungan gaji dan upah.

3)   Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah

Fungsi pembuat daftar gaji dan upah bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah ini diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi untuk pembuatan bukti kas keluar yang digunakan sebagai dasar pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.

4)   Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi ini bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya denagn pembayaran gaji dan upah karyawan. Dalam struktur organisasi fungsi ini berada di tangan : bagaian utang, bagian kartu biaya, bagian jurnal.

a)      Bagian utang

Bagian utang memegang pencatat utang yang dalam sistem penggajian dan pengupahan bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang member otorisasi kepada fungsi pembayar gaji dan upah untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan.

b)      Bagian kartu biaya

Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem penggajian dan pengupahan bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam karty harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dalam kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik)

c)      Bagian jurnal

Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum.

5)   Fungsi Keuangan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek untuk pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan. Namun beberapa perusahaan saat ini memberikan gaji dan upah karyawan melalui pengiriman ke rekeninbg masing – masing karyawan. Hal ini tergantung kebijakan dari perusahaan           

c.    Jaringan Prosedur

Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut :

1)   Prosedur Pencacat Waktu Hadir

2)   Prosedur Pembuatan Daftar Gaji

3)   Prosedur Distribusi Biaya Gaji

4)   Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar

5)   Prosedur Pembayaran Gaji

Sedangkan sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut :

1)   Prosedur Pencacat Waktu Hadir

2)   Prosedur Pencacat Waktu Kerja

3)   Prosedur Pembuatan Daftar Upah

4)   Prosedur Distribusi Biaya Upah

5)   Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar

6)   Prosedur Pembayaran Upah

a)  Prosedur Pencacat Waktu Hadir

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir dari karyawan dan diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu hadir dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Cara yang lebih modern lagi menggunakan finger scan (scan jari tangan). Pencatat waktu hadir ini dapat menggunakan daftar hadir biasa yaitu dengan cara karyawan menandatangani daftar hadir setiap hadir dan pulang kerja, selain itu juga dapat menggunakan mesin otomatis pencacat waktu hadir. Pencacat waktu hadir ini merupakan komponen dalam menghitung gaji dan upah yang diterima oleh karyawan. Pencatat waktu hadir ini juga digunakan  untuk mengetahui apakah karyawan bekerja dalam jam biasa atau jam lembur sehingga dapat digunakan untuk menentukan jumlah gaji dan lembur yang diterima.

b) Prosedur Pencatatan Waktu Kerja

Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi upah karyawan kepada produk. Wktu kerja ini digunakan sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk ayng diproduksi.

c)  Prosedur Pembuatan Daftar Gaji dan Upah

Fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah berdasarkan surat keputusan menegnai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, daftar hadir kerja. Jika karyawan  memiliki gaji yang melebihi penghasilan tidak kena pajak maka akan dihitung PPh 21 atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan yang kemudian potongan ini akan dicantumkan dalam daftar gaji dan upah.

d) Prosedur Distribusi Biaya Gaji dan Upah

Dalam prosedur distribusi gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen – departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan penghitungan harga pokok produk.

e)  Pembayaran Gaji dan Upah

Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan keuangan dimana fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek sebagai pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji dan karyawan atau mengirimkan gaji dan upah lewat rekening karyawan.

d.   Dokumen yang Digunakan

Berikut dokumen – dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah :

1)   Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat – surat keputusan yang bersangkutan dengankaryawan. Tembusan dari dokumen – dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.

2)   Kartu jam hadir

Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setia karyawan di perusahaan. Catatan daftar hadir ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang didisi melalui finger scan (mesin pencatat waktu)

3)   Kartu jam kerja

Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang digunakan tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan.

4)   Daftar gaji dan daftar upah

Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap kayawan dikurangi potongan berupa PPh 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.

5)   Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah

Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen yang dibuat berdasar daftra gaji dan upah. Perusahaan yang mendasarkan pesanan, rekap daftar gaji dna upah digunakan untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya.

6)   Surat pernyataan gaji dan upah

Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima karyawan beserta potongan yang menjadi bebannya.

7)   Amplop gaji dan upah

Amplop ini digunakan sebagai alat untuk memberikan gaji dan upah kepada karyawan dimana di bagian sampul terdapat informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji yang diterima. Jika distribusi gaji dilakukan melalui rekening karyawan maka tidak diperlukan amplop gaji dan upah namun akan diberikan rincian gaji dan upah kepada karyawan sebesar yang diperolehnya.

8)   Bukti kas keluar

Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran sejumlah uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah.

e.    Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan ini adalah :

1)   Jurnal Umum

Jurnal umum ini digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja langsung ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.

2)   Kartu Harga Pokok Produk

Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.

3)   Kartu Biaya

Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.

4)   Kartu penghasilan karyawan

Kartu penghasilan karyawan digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan. Kartu ini juga sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan cara membubuhkan tanatangan. Setiap kayawan hanya mengetahui jumlah gaji dan upah yang diperolehnya sendiri. Dengan demikian kerahasiaan penghasilan karyawan lain akan terjaga.